La convergenza tra registratori di cassa e POS è ormai una realtà: a partire dal 2026 in Italia entreranno in vigore nuovi obblighi relativi ai pagamenti POS, che coinvolgeranno tutti gli esercenti. La Legge di Bilancio 2025 impone l'integrazione tra i terminali per i pagamenti tramite POS e i registratori di cassa telematici, segnando così un passo decisivo verso la completa digitalizzazione del sistema fiscale.
La soluzione SmartPOS Cassa+ di Nexi è l'esempio perfetto di questa convergenza: un unico dispositivo basato su sistema operativo Android che permette non solo di accettare pagamenti e emettere scontrini, ma anche di accedere a un ecosistema di app dedicate alla gestione del business, dalla fidelizzazione clienti alla gestione del magazzino.
Cosa sono i registratori di cassa con POS integrato?
I registratori di cassa con POS integrato sono dispositivi che integrano le funzioni dei registratori con soluzioni di incasso certificate: con un solo dispositivo, quindi, è possibile ottemperare sia alle esigenze di incasso sia a quelle di invio dei dati aggregati dei corrispettivi.
Secondo quanto previsto dalla Legge di Bilancio 2025 che in parte riscrive e aggiorna l'articolo 11 del decreto legislativo n. 471 del 1997, i registratori di cassa con POS integrato combinano in un'unica soluzione hardware e software:
terminale POS per l'accettazione di pagamenti elettronici con tutte le carte dei circuiti principali;
registratore telematico certificato per l'emissione degli scontrini fiscali a norma;
sistema di trasmissione automatica dei dati all'Agenzia delle Entrate in tempo reale;
software gestionale evoluto per la gestione completa del punto vendita.
Cosa prevede l'obbligo POS 2026?
La normativa introdotta dalla Legge di Bilancio 2025 stabilisce requisiti precisi e stringenti che rivoluzioneranno il settore: a partire dal 1° gennaio 2026, tutti gli esercenti che emettono scontrini elettronici dovranno dunque garantire una connessione tecnica diretta tra i loro sistemi POS e i registratori di cassa telematici, assicurando così che ogni transazione elettronica venga automaticamente registrata e comunicata all'Agenzia Entrate.
Il sistema integrato dovrà memorizzare tutte le transazioni elettroniche, a esclusione dei dati sensibili del cliente, e trasmettere quotidianamente all'Agenzia delle Entrate l'importo complessivo dei pagamenti elettronici effettuati, anche indipendentemente dalla registrazione dei corrispettivi.
La trasmissione dei dati seguirà modalità specifiche che garantiscono:
memorizzazione puntuale di ogni singola transazione con timestamping preciso;
invio aggregato giornaliero all'Agenzia delle Entrate tramite canali sicuri;
esclusione automatica dei dati sensibili del cliente per piena conformità GDPR;
tracciabilità completa dell'intero flusso incasso-scontrino-trasmissione fiscale.
Ma quali sono le sanzioni? Le multe previste per chi non rispetta l'obbligo sono particolarmente severe e articolate su più livelli.
Da una parte, per chi non collegherà i propri sistemi di POS ai registratori telematici entro i termini stabiliti, sono previste sanzioni amministrative che vanno da 1.000€ a 4.000€, mentre in caso di mancata memorizzazione e trasmissione dei pagamenti elettronici, è prevista una sanzione di 100€ per ogni operazione, con un tetto massimo di 1.000€ per trimestre.
Inoltre, nei casi più gravi l'Agenzia delle Entrate potrà sospendere l'attività per alcuni giorni o settimane. Nel dettaglio:
15 giorni - 2 mesi di sospensione per manomissioni al sistema
3 giorni - 1 mese per chi accumula 4 violazioni nell'arco di 5 anni
fino a 6 mesi se i corrispettivi contestati superano i 50.000 euro
POS obbligatorio: cosa cambia per le attività commerciali?
L'obbligo riguarda tutti gli esercenti che utilizzano dispositivi per i pagamenti elettronici e sono tenuti a emettere scontrini fiscali, comprese le piccole attività commerciali, gli artigiani e i professionisti dotati di registratori telematici.
L’obbligo del POS interessa numerose categorie di lavoratori:
Negozi al dettaglio di ogni dimensione
Bar, ristoranti e attività di somministrazione
Artigiani con bottega o servizio a domicilio
Professionisti che emettono scontrini
Commercianti e venditori ambulanti
Esercenti e partite IVA, a prescindere dal regime fiscale di riferimento
Strutture ricettive e servizi turistici
Tabaccai, in precedenza esclusi, sono oggi obbligati secondo la determinazione 26.6.2023, n. 355282/RU
Al merchant non viene richiesto comunque alcuna integrazione fisica tra POS e registratore, né è richiesto di cambiare il pos o sostituirlo in qualcun modo. Tuttavia, è opportuno ricordare che:
Se il tuo POS è già attivo al 31 gennaio 2026 è necessario effettuare la registrazione entro 45 giorni secondo quanto previsto dall’Agenzia delle Entrate;
Se attiverai il POS dall’01 febbraio 2025, allora la registrazione deve essere eseguita a partire dal 6° giorno del secondo mese successivo la data di attivazione del tuo terminale POS ed entro l’ultimo giorno dello stesso mese
Perché scegliere il registratore di cassa con POS?
Scegliere di acquistare e installare un registratore di cassa con POS consente di godere di alcuni vantaggi operativi immediati, tra cui un beneficio in termini di efficienza dei processi e velocità: le transazioni sono più rapide, riducendo i tempi di attesa alla cassa e migliorando la soddisfazione del cliente.
Inoltre, l'integrazione automatica minimizza il rischio di errori manuali nell'inserimento degli importi, garantendo una maggiore precisione.
Con soluzioni come SmartPOS Cassa+ di Nexi, gli esercenti possono beneficiare di:
Gestione unificata di pagamenti elettronici e contanti
Trasmissione automatica dei corrispettivi senza interventi manuali
App ecosystem per estendere le funzionalità base
Assistenza dedicata 24/7 per qualsiasi necessità
I vantaggi strategici:
1. Compliance fiscale automatica
Aggiornamenti normativi automatici del software
Certificazione fiscale sempre valida
Eliminazione del rischio sanzioni per non conformità
2. Controllo gestionale avanzato
Dashboard real-time degli incassi per metodo di pagamento
Report dettagliati per analisi delle performance
Integrazione con sistemi gestionali esterni
3. Esperienza cliente superiore
Possibilità di scontrino digitale oltre a quello cartaceo
Programmi fedeltà integrati nel POS
Gestione semplificata di buoni sconto e promozioni
È previsto quindi che l'automazione dei processi riduca il carico di lavoro manuale e aumenti l'efficienza, consentendo un risparmio notevole di tempo e risorse a lungo termine.
L'investimento in una soluzione integrata - come quella proposta da Nexi - si ripaga attraverso:
Riduzione del tempo dedicato alla quadratura cassa
Azzeramento degli errori di digitazione manuale
Risparmio sui costi di manutenzione di sistemi separati
Accesso a condizioni vantaggiose riservate ai clienti Nexi.
