Avere un POS in azienda in molti casi è un obbligo di legge. Dal 30 giugno 2022, chiunque venda beni o presti servizi al pubblico deve accettare pagamenti elettronici, senza soglie minime di importo.
Rifiutare una carta, anche per un acquisto da pochi euro, espone a sanzioni concrete. E dal 1° gennaio 2026 entra in vigore una nuova regola: il POS dovrà essere collegato al registratore di cassa telematico.
Se stai valutando quale POS scegliere per la tua azienda, questa guida ti dà tutto quello che serve: chi è obbligato, quanto costa, come richiederlo e i vantaggi fiscali che spesso vengono ignorati.
Quali aziende sono obbligate ad avere il POS?
La risposta breve è: quasi tutte. La normativa italiana, aggiornata con il D.L. 36/2022 (PNRR 2) convertito nella Legge n. 79/2022, estende l'obbligo di accettare pagamenti elettronici a tutti i soggetti che esercitano attività di vendita di beni o prestazione di servizi al pubblico, indipendentemente dal volume d'affari o dall'importo della singola transazione.
Chi è obbligato
Sono tenuti ad avere il POS:
Commercianti e negozianti di qualsiasi settore merceologico, fissi e ambulanti
Artigiani che vendono prodotti o servizi direttamente ai clienti finali
Professionisti con partita IVA che si rivolgono a consumatori privati (avvocati, medici, consulenti, ecc.)
Ristoratori, bar e pubblici esercizi
Tabaccai (obbligo esteso dal 23 giugno 2023)
Strutture ricettive (hotel, B&B, affittacamere)
Le sanzioni per chi non si adegua
Chi rifiuta un pagamento elettronico rischia una sanzione amministrativa composta da due elementi:
Quota fissa: 30€ per ogni transazione rifiutata
Quota variabile: 4% dell'importo della transazione rifiutata
La sanzione scatta solo se il cliente segnala il rifiuto alle autorità competenti (Guardia di Finanza, Agenzia delle Entrate). Per una transazione da 100€, la multa ammonta a 34€. Per transazioni più alte, l'importo cresce proporzionalmente.
La novità del 2026: POS collegato al registratore telematico
La Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024) introduce, a partire dal 1° gennaio 2026, l'obbligo di collegamento tra il terminale POS e il registratore di cassa telematico. L'obiettivo è rafforzare la tracciabilità fiscale delle transazioni e ridurre l'evasione.
Le sanzioni per il mancato collegamento sono significative: da 100€ a 1.000€ al giorno per il mancato collegamento, fino a 1.000€ - 4.000€ al giorno se il POS non è integrato correttamente. È quindi il momento giusto per aggiornare la propria dotazione tecnologica prima che scatti l'obbligo.
I vantaggi di avere un POS aziendale
Oltre al rispetto della normativa, dotarsi di un buon POS porta vantaggi concreti per qualsiasi attività.
Più vendite, meno rinunce: i consumatori italiani usano sempre meno il contante: nel 2024, per la prima volta in Italia, i pagamenti elettronici hanno superato quelli in contanti (dati Banca d'Italia). Un cliente senza banconote che non può pagare con carta è un cliente perso: avere il POS elimina questo limite.
Incassi più veloci e sicuri: i pagamenti elettronici vengono accreditati direttamente sul conto aziendale, riducendo i rischi legati alla gestione del contante (errori di cassa, ammanchi, furti) e semplificando la riconciliazione contabile.
Rendicontazione automatica: ogni transazione è registrata e tracciabile. Questo semplifica enormemente la gestione contabile, la preparazione dei report fiscali e i controlli interni.
Credito d'imposta sulle commissioni: le commissioni pagate per i pagamenti elettronici generano un credito d'imposta del 30% per le imprese e i professionisti con ricavi o compensi fino a 400.000€ annui (art. 22, D.L. 124/2019, confermato anche per il 2025).
Il credito può essere usato in compensazione tramite modello F24, con codice tributo 6916, a partire dal mese successivo a quello in cui le commissioni sono state addebitate. Per i POS con registratore telematico integrato, il credito d'imposta sull'acquisto o noleggio del terminale sale al 70%, fino a 160 euro annui.
Accesso a soluzioni integrate: i POS moderni non sono solo lettori di carta: si integrano con software gestionali, emettono scontrini elettronici, generano report in tempo reale e si collegano ai sistemi di cassa. Tutto in un unico dispositivo.
Quanto costa un POS aziendale?
Il costo di un POS aziendale si compone di più voci. Ecco uno schema chiaro per orientarsi.
Costo del terminale
Tipologia |
Modalità |
Costo indicativo |
POS mobile (mPOS) |
Acquisto |
20 - 80 € |
POS fisso standard |
Acquisto / noleggio |
100- 300€ / 10- 25 €/mese |
POS con cassa integrata (Smart POS) |
Noleggio |
20 - 50 €/mese |
POS virtuale (online) |
Abbonamento |
15 - 40 €/mese |
Commissioni per transazione
Le commissioni variano in base al circuito, al volume di transazioni e al contratto con il provider:
- Carte di debito (es. Maestro, Visa Debit): 0,20% – 0,50%
- Carte di credito consumer: 0,30% – 1,30%
- Carte di credito business/corporate: fino al 1,80%
- Wallet digitali (Apple Pay, Google Pay): generalmente stessa commissione della carta collegata
Il credito d'imposta riduce i costi effettivi
Con il credito d'imposta del 30% sulle commissioni (per ricavi fino a 400.000 euro), il costo netto delle commissioni si riduce in modo significativo. Su 1.000 euro di commissioni annue, recuperi 300 euro in compensazione fiscale.
Come richiedere un POS aziendale
Il processo è semplice e si completa interamente online con la maggior parte dei provider.
Passo 1: definisci le tue esigenze
Prima di scegliere, rispondi a tre domande: Dove accetti i pagamenti? (in sede, in mobilità, online o in tutti e tre). Qual è il tuo volume di transazioni mensile stimato? Hai bisogno di integrare il POS con la cassa o con un gestionale?
Passo 2: scegli il tipo di POS
POS mobile se operi sul campo o in eventi. POS fisso o Smart POS con cassa integrata se hai un punto vendita. Un gateway di pagamento digitale se accetti pagamenti online. Con l'obbligo di collegamento al registratore telematico dal 2026, valuta fin d'ora soluzioni integrate che ti permettano di adeguarti senza dover cambiare terminale.
Passo 3: confronta i provider
Valuta: circuiti accettati (Visa, Mastercard, Maestro, PagoBancomat, wallet), commissioni per transazione, canone mensile, assistenza tecnica, compatibilità con registratore telematico e tempi di accredito sul conto.
Passo 4: presenta la documentazione
Di solito sono sufficienti: partita IVA, documento d'identità del titolare o rappresentante legale, coordinate bancarie aziendali e, per i professionisti, il codice ATECO dell'attività. Alcuni provider richiedono anche visura camerale.
Passo 5: attivazione
Con i provider digitali, l'attivazione avviene in 24–72 ore. Il terminale viene spedito già configurato o attivato digitalmente. Da quel momento puoi accettare pagamenti.
Come richiedere un POS per aziende con Nexi
Nexi offre una gamma completa di soluzioni POS per aziende di ogni dimensione: dal POS mobile per chi lavora in mobilità, allo Smart POS con cassa integrata per i punti vendita, fino alle soluzioni di accettazione online. Tutte le soluzioni Nexi sono già progettate per essere compatibili con i requisiti di collegamento al registratore telematico previsti dal 2026. Puoi gestire tutto dall'App Nexi Business - transazioni, report, impostazioni - in tempo reale.
FAQ: domande frequenti sul POS per aziende
Un libero professionista è obbligato ad avere il POS?
Sì. L'obbligo si applica a tutti i professionisti con partita IVA che erogano servizi a consumatori finali, senza distinzione di categoria o volume d'affari. Medici, avvocati, consulenti, fisioterapisti, architetti: se il cliente è un privato, il POS è obbligatorio. La sanzione per chi rifiuta un pagamento con carta è di 30 euro fissi più il 4% dell'importo della transazione.
Posso usare lo smartphone come POS?
Sì. I sistemi SoftPOS (o Tap to Pay) permettono di accettare pagamenti contactless direttamente dallo smartphone, senza hardware aggiuntivo, a condizione che il dispositivo supporti NFC. È una soluzione sempre più diffusa per professionisti e piccoli esercenti, con costi di attivazione bassissimi. Verifica che la soluzione scelta sia certificata sui circuiti principali e compatibile con i requisiti fiscali italiani.
Il POS deve essere collegato al registratore di cassa?
Dal 1° gennaio 2026 sì, per tutti i soggetti obbligati all'emissione di scontrino fiscale o ricevuta telematica. La Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024) ha introdotto questo obbligo per rafforzare la tracciabilità fiscale. Chi non si adegua rischia sanzioni da 100 a 4.000 euro al giorno. Se stai acquistando un nuovo POS adesso, scegli direttamente una soluzione già predisposta per il collegamento al registratore telematico.
Quanto tempo ci vuole per ricevere i pagamenti sul conto?
Dipende dal provider e dal tipo di contratto. In media, i pagamenti vengono accreditati entro 1–3 giorni lavorativi. Alcune soluzioni garantiscono l'accredito il giorno successivo alla transazione (next-day settlement), il che migliora sensibilmente la liquidità dell'azienda. Verifica sempre i tempi di accredito prima di scegliere il provider.
